Udane wydarzenie plenerowe powstaje na długo przed pojawieniem się pierwszych uczestników. Pierwszym rozsądnym krokiem jest doprecyzowanie charakteru imprezy, liczby gości oraz oczekiwanego sposobu spędzania czasu, a kolejne decyzje podejmować już na podstawie jasno zdefiniowanych potrzeb Inaczej planuje się kameralne spotkanie pracowników, dlatego rozpoczynanie od przypadkowej listy usług często prowadzi do niepotrzebnych kosztów. Uporządkowany brief ogranicza liczbę przypadkowych zmian w późniejszych etapach a zespół przygotowujący wydarzenie nie musi reagować na każdy problem dopiero wtedy, gdy się pojawi.
Najpierw cel i uczestnicy, później atrakcje
Pierwszą pokusą podczas planowania bywa wybieranie najbardziej efektownych punktów programu, choć bezpieczniej najpierw ustalenie profilu uczestników. Jeśli znaczną część gości stanowią całe rodziny, program powinien dawać możliwość równoległego korzystania z kilku stref. Jeżeli natomiast głównym celem jest integracja zespołu większe znaczenie mogą mieć zadania wymagające współpracy. Celem nie powinno być zebraniu maksymalnej liczby atrakcji, lecz na zaplanowaniu atrakcji w sposób wspierający główny cel spotkania.
Na etapie briefu dobrze określić proporcję dorosłych i dzieci, możliwości parkingowe oraz stopień formalności. Dobrze przygotowany brief staje się podstawą kolejnych ustaleń ponieważ liczba gości wpływa na catering i infrastrukturę. Gdy najważniejsze założenia pozostają nieustalone zbyt długo, część wcześniejszych decyzji może przestać do siebie pasować.
Teren pikniku to nie tylko trawa i wolna przestrzeń
Sama estetyka lokalizacji nie przesądza o jej funkcjonalności. Lokalizację dobrze analizować pod kątem dostępu dla uczestników i ekip technicznych, a także zaplecza sanitarnego. Pozornie niedroga lokalizacja może wymagać dodatkowego zaplecza, które zmieni rzeczywisty koszt wydarzenia Nie mniej istotne pozostaje oddzielenie aktywności wymagających większej przestrzeni od części wypoczynkowej.
Praktyczny plan terenu powinien uwzględniać strefę gastronomiczną, miejsca siedzące i program rozrywkowy. Część programu wymaga bezpiecznego odstępu, dlatego nie powinno się rozmieszczać ich dopiero podczas montażu. Jeżeli jednocześnie działa kilka stref, trzeba ograniczyć wzajemne zakłócanie się poszczególnych punktów programu. Uczestnik powinien intuicyjnie wiedzieć, gdzie znaleźć kolejną strefę podczas gdy zaplecze techniczne działa w tle.
Jak wybierać wykonawcę pikniku i porównywać oferty?
W momencie rozpoczęcia poszukiwań osoba odpowiedzialna za wydarzenie często wpisuje w wyszukiwarkę kto zorganizuje piknik firmowy, a następnie porównuje kilka propozycji. Wybór nie powinien sprowadzać się wyłącznie do najniższej ceny. Każdą ofertę warto rozłożyć na konkretne elementy składowe takie jak lokalizacja i infrastruktura, wyposażenie czy sprzątanie. Koszt końcowy zależy nie tylko od ceny podstawowej, ale także od elementów pozostających po stronie zamawiającego.
Im bardziej rozbudowany piknik, tym większego znaczenia nabiera podział odpowiedzialności. Jeżeli catering, scena, atrakcje i infrastruktura pochodzą od różnych dostawców, trzeba wskazać osobę odpowiedzialną za synchronizację poszczególnych elementów. Przy rozproszonej odpowiedzialności łatwo o problemy z dostępem do terenu. Rozbudowany program wymaga bardziej precyzyjnego planu operacyjnego dlatego potrzebny jest czytelny obieg informacji.
Dobry scenariusz obejmuje także to, czego organizator nie chce wykorzystać
Piknik na świeżym powietrzu wymaga uwzględnienia czynników niezależnych od organizatora. Dlatego plan awaryjny nie jest elementu, który można pominąć przy dobrej prognozie, lecz jednym z podstawowych elementów przygotowania imprezy. Organizator powinien wiedzieć, co stanie się z programem przy silnym wietrze, a także które aktywności można zastąpić innymi.
Plan awaryjny powinien obejmować również chwilową niedostępność wybranej atrakcji. Nie wszystkie ryzyka można całkowicie wyeliminować, ale można zmniejszyć liczbę decyzji podejmowanych pod presją. Przydatne okazuje się wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za decyzje operacyjne. Dzięki temu zespół nie traci czasu na ustalanie, kto powinien zareagować zamiast opóźniać reakcję.
Udane wydarzenie nie wynika automatycznie z liczby zamówionych elementów. Znacznie ważniejsze są funkcjonalna lokalizacja, czytelna odpowiedzialność i gotowość na zmianę warunków. Najlepszym efektem logistycznym jest sytuacja, w której uczestnik nie musi zastanawiać się, jak działa wydarzenie a zespół organizacyjny może skupić się na przebiegu programu.
Adventure Extreme Sp. z o.o.
43-300 Bielsko Biała
Złotych Kłosów 58/112 – adres rejestrowy
43-300 Bielsko Biała
Kaczeńców 31
biuro@pikniki-firmowe.com.pl
NIP 9372670032
Regon 243571295
tel 503 158 738
+Tekst Sponsorowany+